まとめ
報告・連絡・相談は、これまではそれぞれが同じくらい重要であると考えられていました。1:1:1の割合でミーティングをすることが大切だとされています。
しかし、オンライン上で情報の伝達や共有が簡単になったことで、このバランスは大きく変化しました。時代に応じて、報告と連絡は「過去」と「現状」に関する情報共有であるため、資料を共有すれば理解できることがほとんどです。
ただし、相談だけはメールだけでは限界があります。相談は、他の2つとは異なり、未来についての合意形成が必要になるため、時間をかける必要があります。
また、報告は過去に関することを扱い、議事録や公的な統計、先行研究などが含まれます。連絡は現状に関することを扱い、組織の現状や進捗状況、プレゼン資料の事前共有などが含まれます。ただし、相談については、オンライン上でも適切な時間をかけて行う必要があります。
報告・連絡・相談のバランス
今まで報告・連絡・相談と聞けば、それぞれ平等に大事であるという考えが一般的でした。1:1:1の割合でそれぞれミーティングをすることが大切であるという価値観です。
今ではオンライン上で簡単に情報の伝達や共有が行われるようになったことでこのバランスは大きく変わってきました。時代に合わせて考えると、報告と連絡はそれぞれ「過去」と「現状」に関する情報共有なので、資料を共有すればほとんどのことは理解できます。
しかし、唯一メールのやり取りだけでは限界があるコミュニケーションがあります。それが相談です。相談は、他の二つと違って「未来」についての合意形成を行うことが必要になってきます。そこに時間を使うことが重要であると言えます。
では、もう少しそれぞれのコミュニケーションの違いを見てみましょう。
報告は過去に関することを扱う
報告とは、過去に行われた相談を議事録にまとめてメンバーに共有することを言います。議事録の良いところは、前回のミーティングに関してまとめられた情報を元に自分は何をすれば良いのかがわかる点にあります。
仮に、ミーティングが50分だったとしても議事録にまとめれば後で読んだ人が5分ほどで情報共有ができるので大幅な時短効果が狙えます。
もしメンバーの数が多い場合、委任状など参加できないメンバーから集めて過半数の参加者がいるという扱いをすることで少人数でもミーティングを開くこともできます。
議事録、公的な統計、先行研究は過去の情報
他にも、国が出している統計、メタ分析から得られたデータ、論文の要約なども報告に含まれます。当然、中には説明が必要になるような資料も出てくるので共有だけでなくミーティングでプレゼンするということも効果的な情報共有の一環です。
スライドで使われている資料は、市場規模を表したデータで国が発表した統計をまとめ直した内容となります。このように、わかりやすい資料に作り替えることで情報の共有は加速し、目的と方向性の軌道修正が容易になります。
連絡は現状に関することを扱う
現状に関しての報告も、過去に関する連絡同様に資料にまとめて情報を共有することは可能です。例えば、会社の資本の分配をどうするかを表すBCG分析などは一枚のスライドにまとめることができます。これを事前に共有し、のちにプレゼンするということはできます。
組織の現状、進捗状況、プレゼン資料の事前共有など
それ以外にも、チームメンバーがそれぞれどこまで進んでいるのかをグラフに表すこともできます。
スライドの例であれば、SEOの進捗状況やemailマーケティングの進捗状況など現状を正確に描写してわかりやすく視覚化されています。
これも先ほど同様に、事前共有をすることでメンバーへのプレゼンがスムーズに進みます。メンバーも事前にある程度は目を通しているので、どこが特に気になったか質問を考えることができます。
相談は未来に関することを扱う
相談に関しては、今後の方向性や未来への戦略をメンバーと考える必要があるため意見交換やブレインストーミングは必要になります。ブレインストーミングと論評は集合的知性を活かせる方法なので、まとめた資料を元にディスカッションをし、合意点を形成したらプロトタイプを作成する、など次のステップに進むことができるようになります。
もっともエネルギーが必要になる部分なだけに、可能な限り報告と連絡は減らして相談に時間を当てられるようにすることが出来れば効率の良いミーティングであると言えます。
雑談は信頼関係を構築する上で必要
報連相の代わりに、最近トレンドになっている「雑相（雑談と相談）」は信頼関係を結ぶ上で重要とされることが分かってきました。
ミーティングの初めの5分ほど雑談をするだけでも残りの時間の論評やフィードバックが受け取り手側は好意的に受け取ることが分かっています。逆に、信頼関係がない状態にフィードバックをされると、たとえ全く内容が同じであったとしても受け取り手側は不信感を覚える傾向にあります。
適度な雑談やユーモア、果ては飲み会なども信頼関係を作る上で良い影響を与えるということです。もしあなたが内向的な人だった場合は飲み会は辛いかもしれないので、仲の良い外向性の高い人と一緒に参加するのがおすすめです。そういう意味でも身近に外向性の高い知り合いが一人はいると便利です。
理想的なバランスは報連2割・雑相8割
理想のバランスとしては報告と連絡を全体の２割に留めておいて、相談を８割に出来ればスムーズになります。
デメリットとしては、時短のための報告と連絡用の資料作成に時間がかかるという点にあります。資料作成に関する時短テクニックも今後は必須スキルとして獲得する必要があります。
