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「時間管理の悩み解消!脳科学コンサルタントが教える優先順位設定術」効率アップのコツを業績向上の専門家が伝授!

更新日:2023年4月8日



まとめ

タイムマネジメントとは時間管理と課題の優先順位決めと時間管理のことを言います。これができるようになることで、創造性、計画性、モチベーションが高まることが分かっています。タイムマネジメントが苦手な人は、勤勉ではない人であったり不安を感じやすい人です。

また、マルチタスクをしようとすると時間管理に悪影響を与えることが分かっています。チェックリスト、完了時間の予想、反復練習によって時間感覚は養われるので是非とも活用してください。もしタスクの優先順位決めで悩むことが多い場合は、リーダー研修で最適な方法を学べるのでおすすめです。



タイムマネジメントとは?

タイムマネジメントとは以下の三つによって構成されています。


  • 優先順位:重要なタスクの優先順位を決めて取り掛かる作業を決めること

  • 環境管理:取り掛かる作業の質を少しでも高めるために環境を整えること

  • 時間管理:重要なタスクの作業に集中するのため時間と計画を立てること


このことからわかる通り、ただ時間を決めて守るだけというわけではなくそれ以外の要素も調整する必要があることが分かります。これだけの手間をかけるわけですから、それなりに効果がないと困りますね。実際、どれだけの効果があるのでしょうか?



タイムマネジメントの効果とは

タイムマネジメントには様々な効果があることが分かっています。


  • 創造性:クリエイティブに問題解決や開発を進めること

  • 計画性:先を予想して自分の行動を最適化する

  • モチベーション:達成感や、やりがいを感じている状態

  • 積極性:自信がついているので攻めの姿勢が増える

  • ジョブインボルブメント:苦手意識が減るので仕事に前向きになる

  • 援助行動:精神的な余裕があるので、他人を助けるようになる


これだけの効果があるわけですから、もはや時間管理をしないことの方が有害と呼べるレベルですね。効果が高いことは分かりましたが、タイムマネジメントが苦手な人の特徴とは一体どういった人なのでしょうか?



タイムマネジメントが苦手な人の特徴

タイムマネジメントが苦手な人の特徴も判明しています。性格特性を5つに分類して、得意不得意でスコア化して判断した結果、時間管理が苦手な人は次の通りです。


  • 勤勉性の低い人:勤勉性が低いとはすなわち、衝動性が高い人のこと。自制心が低い。

  • 協調性の低い人:人を信頼せず、馴れ合いを好まず、チームワークが苦手。

  • 開放性の低い人:知的好奇心は低く、新しい価値観に迎合しない。

  • 外向性の低い人:内向的で、大勢の人と関わりたいと思わない。

  • 神経質性の高い人:不安を感じやすく、心配から行動が立ち止まることが多い。


この結果を意外だと思うでしょうか?それとも予想通りでしょうか?すでにこれを支持するような研究は存在しています。

従業員のパフォーマンスや適性はIQと性格特性で8割ほど予想できることが判明していますが、タイムマネジメントでも性格特性に関して言及されていますね。


勤勉性が高い人はキャリアの成功、学歴の高さ、収入の高さと強く相関していることが分かっています。納得の結果だと言えます。もし適性検査を最適化して優秀な人材かどうかを8割の正確性で判断したい場合は、リーダー外注がおすすめです



タイムマネジメントに悪影響となる条件

反対に、環境要因がタイムマネジメントに悪影響を及ぼすことはあるのでしょうか?実はあります。大きく分けて三つありますが以下の通りです。


  • 労働時間:労働時間が長すぎると疲労により悪影響、短すぎると時間が足りないなど

  • マルチタスク:様々な作業を同時に進行しようとすると悪影響。選択と集中は大事

  • 役割の多さ:任せられている作業や役割が本人のキャパシティを超えると悪影響に


などが分かっています。



マルチタスクはやめておけ

マルチタスクに至っては一見できるとかっこよく思えますが、実際は効率が下がることが数多くの研究で報告されています。脳科学の分野では「注意の分配」と呼ばれており非常に高度な認知機能とされていますが、それだけ脳に求める能力の負荷が高すぎてほとんどの場合は持続しません。


有能な人の憧れでもあるマルチタスクですが、持続しないことをして全てが中途半端になるくらいだったらまだ下位に位置する「持続的注意」や「注意の集中」を長時間活用し続けて一個一個確実にこなした方が結果としてはパフォーマンスの高さは維持できます。


脳科学的な根拠に基づいた認知機能が高まる奇跡の研修を受けたい場合は、リーダー研修がおすすめです。



タイムマネジメントができるようになるには

ここではおすすめのタイムマネジメント方法を解説していきます。この手順は元々、注意障害やADHDなど向けに私が開発したプロセスですが、一般の人にも非常に効果があることが分かり研修でも積極的にお伝えしています。


  • Check list:取り組むべき課題をリストにして、できたものからチェックを入れる

  • Time estimate:それぞれ完了にかかる時間を予想してメモしておく。正確でなくとも良い。

  • Keep track:一つ取り組んだら、実際にタイマーを用意して作業に取り掛かる。

  • Remove:携帯、充電器、本など思わず目を向けてしまうものは見えないところに隠す

  • Repeat:簡単なことから初めて行って、徐々に慣れていったらリストを伸ばし習慣化する


他にも課題の可視化やトークンなど全部で少なくとも20種類ものテクニックがありますが、ここでもこの5つで十分です。制限時間を使ってディスカッションやタスクに集中する経験ができるのは、リーダー研修リーダー外注だけ!



タイムマネジメントの脳科学

タイムマネジメントをすることでなぜ脳の機能は一時的に上がるのでしょうか?実はたくさんあるのですが、一番の特徴はノルアドレナリンによる脳の覚醒機能です。一時的なストレスは、脳や体にとって良い影響を与えます。しかしストレスが慢性化すると今度は悪影響が上回ります。


制限時間を決めて集中して行うと、タイマーがあるだけで程よい緊張感を得られます。残り時間の焦り、時間内に完了したいというモチベーション、時間内にできた時の達成感などによって様々な脳内ホルモンが分泌されます。


私も息子にタイマーを渡して、時間を決めさせて宿題や準備など諸々任せますが、本人が自分で時間を決めて、自分で残り時間を確認して、自分で達成するという習慣が身についています。一気に勤勉性が上がるのでおすすめです。





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